Mitä asioita on hyvä huomioda ensimmäistä työntekijää palkatessa?

Työnantajana aloittaminen on aina uutta ja jännittävää. Työnantajan pelikenttää ohjaavat lainsäädäntö ja alan mahdollinen työehtosopimus. Näihin kannattaa tutustua huolellisesti, jotta osaa toimia oikein työsuhdeasioiden eri tilanteissa. Kun työlainsäädännön perusteet sekä mahdollinen työehtosopimus on hallussa, pärjää jo varsin pitkälle!

Minkälaisia asioita on sitten hyvä huomioida ensimmäistä työntekijää palkatessa? Tähän alle on listattu tiiviisti perusasioita, jotka toimivat hyvänä tarkistuslistana. Kattavampaa tietoa ja neuvontaa näistä asioista on saatavilla monen eri lähteen kautta. Esimerkiksi oman työnantajaliiton kautta, mikäli sellaiseen kuuluu.

Tutustu työlainsäädäntöön ja mahdollisesti sovellettavaan työehtosopimukseen

Työlainsäädäntö määrittelee sekä työntekijöiden että työnantajien oikeudet ja velvollisuudet. Keskeisimpiä työsuhdetta säänteleviä lakeja, joihin kannattaa tutustua, ovat työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki. Lisäksi mm. yhdenvertaisuuslaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä ja työturvallisuuslaki vaikuttavat vahvasti taustalla. Näiden lisäksi on lukuisia muita lakeja, mutta ensi alkuun suosittelen tutustumaan edellä mainittuihin. Lakeja ei suinkaan tarvitse osata ulkoa, mutta työnantajan on hyvä olla tietoinen niiden keskeisemmistä sisällöistä. Kaikki Suomen lait löytyvät esim. osoitteesta www.finlex.fi.

Työlainsäädäntö määrittelee vähimmäisehdot kaikkiin työsuhteisiin kaikilla aloilla. Tietyistä asioista on mahdollista poiketa toisin sopimalla, jos laissa näin todetaan. Lainsäädännön lisäksi usealla alalla on ns. yleissitova työehtosopimus, jota myös täytyy noudattaa. Yleissitova työehtosopimus on valtakunnallinen ja asianomaisella alalla edustavana pidetty. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien kyseisen alan työnantajien on noudatettava kyseistä työehtosopimusta, olivatpa he järjestäytyneitä työnantajaliittoon tai eivät. Esimerkiksi kaupan alalla noudatetaan Kaupan työehtosopimusta ja taas ravintola-alalla noudatetaan Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskevaa työehtosopimusta. Työehtosopimus määrittelee vähimmäisehdot työsuhteisiin sillä nimenomaisella alalla, jonka työehtosopimuksesta on kyse. Lainsäädäntö ja työehtosopimus toimivat työelämän pelikentässä rinnakkain – työnantajan tulee siis tuntea molemmat. Myöskin yleissitovat työehtosopimukset löytyvät osoitteesta www.finlex.fi.

Työntekijän rekrytointi

Työpaikkailmoitus ei saa olla syrjivä. Työnhakijalta voidaan edellyttää vain sellaisia ominaisuuksia, jotka ovat kysymyksessä olevan työtehtävän kannalta merkityksellisiä. Samaten työhaastattelussa saa kysyä ainoastaan sellaisia tietoja, joilla on merkitystä suoritettavan työn tai työnantajan toiminnan luonteen kannalta.

Solmi kirjallinen työsopimus

Työsopimus on työnantajan ja työntekijän välillä solmittu sopimus, jossa työntekijä sitoutuu henkilökohtaisesti tekemään työnantajalle työtä tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Vaikka suullinen työsopimus on sinällään yhtä pätevä kuin kirjallinen, on työsopimuksen tekeminen kirjallisena ehdottomasti suositeltavaa myöhemmin esiintyvien epäselvyyksien (ja erinäisten väitteiden) välttämiseksi.

Työnantajalla on myös työsopimuslain mukaan velvollisuus antaa työntekijälle selvitys työsuhteen keskeisistä ehdoista. Moni näistä ehdoista ilmenee usein jo kirjallisessa työsopimuksessa, eikä niitä silloin tarvitse erikseen antaa. Toisinaan kaikkea ei kannata välttämättä kirjata työsopimukseen, koska työnantajan on hyvä säilyttää tietyissä asioissa ns. työnjohto-oikeus (ks. lisää jäljempänä). On hyvä muistaa, että kaikki, mitä työsopimuksessa sovitaan, on myös molemmin puolin sitovaa. Työnantajan tulee tämän vuoksi harkita tarkkaan, mitä asioita kirjataan työsopimukseen ja millä tarkkuudella kirjaukset tehdään. Ainakin ensimmäisen työsopimuksen laatimista varten suosittelen pyytämään apua alan ammattilaiselta.

Työnantajalla on työnjohtovalta ja sitä ei tule turhaan rajoittaa työsopimuksella

Työsopimuslain nojalla työnantajalla on työnjohto-oikeus, joka tarkoittaa oikeutta antaa määräyksiä työn sisällöstä, sen tekemisen tavasta, paikasta ja ajasta (eli mitä, miten, missä, milloin). Tätä oikeutta saa ja kannattaa käyttää lain, työehtosopimuksen sekä työsopimuksen määrittelemissä rajoissa. Mitä yksityiskohtaisempi työsopimus laaditaan, sitä rajoitetumpaa on työnantajan työnjohto-oikeus. Monet asiat kannattaakin määritellä väljästi työsopimuksessa tai jättää ne kokonaan työnjohto-oikeuden varaan. Esimerkiksi työajan sijoittelua ei kannata määritellä työsopimuksessa. Jos työsopimuksessa sovittaisiin, että ”työaika on klo 8–16”, ei työnantaja voisi suunnitella työvuoroa klo 9–17, mikä muutoin kuuluisi työnjohto- oikeuden piiriin. Sen sijaan työntekijän säännöllinen viikkotyöaika tulee ilmetä työsopimuksessa.

Mitä kirjallisessa työsopimuksessa on ainakin tärkeää mainita?

• Jos työsuhteen alussa halutaan soveltaa koeaikaa, siitä täytyy nimenomaisesti sopia työsopimuksessa. Koeajan enimmäispituus on toistaiseksi voimassa olevissa työsuhteissa kuusi kuukautta. Määräaikaisessa työsuhteessa koeaika saa enintään olla puolet työsopimuksen kestosta, ei kuitenkaan enempää kuin kuusi kuukautta. Joissakin työehtosopimuksissa saattaa olla poikkeavia määräyksiä koeajan pituudesta, joten työnantajan tulee myös tarkistaa sovellettava työehtosopimus.
• Jos työsopimus solmitaan määräaikaisena, siihen vaaditaan perusteltu syy. Ilman perusteltua syytä työsopimus katsotaan olevan toistaiseksi voimassa oleva. Määräaikaista työsopimusta ei voi automaattisesti irtisanoa irtisanomisperusteella, vaan määräaikainen työsopimus päättyy sovitun määräajan umpeuduttua. Työsopimukseen on kuitenkin mahdollista erikseen sopia irtisanomismahdollisuus. Tämä on yleensä hyvä olla pidemmissä määräaikaisissa työsopimuksissa.
• Työtehtävät kannattaa määritellä laajasti, jotta tarkemmat vastuualueet voidaan osoittaa työnjohto- oikeudella.
• Työajan sijoittelusta ei kannata ottaa mitään kirjauksia työsopimukseen, vaan se jätetään työnantajan työnjohto-oikeuden piiriin.
• Työntekijältä on hyvä pyytää työsopimuksessa suostumus tehdä tarvittaessa lisätyötä ja sunnuntaityötä.
• Työsopimuksessa on hyvä sopia ns. laskenta-ajasta lopputilin maksamiselle. Lain mukaan työsuhteen päättyessä erääntyy myös samana päivänä lopputili. Jos lopputilin maksaminen myöhästyy, on työntekijällä oikeus vaatia viivästyskorkoa sekä enintään kuuden päivän palkka odotuspäiviltä. Tämän vuoksi työsopimuksessa kannattaa sopia esim., että lopputili erääntyy maksettavaksi aikaisintaan kahden viikon kuluessa työsuhteen päättymisestä.

Työnantajalla perehdytysvelvollisuus

Työnantajalla on velvollisuus perehdyttää työntekijä. Perehdytykseen panostaminen on myös työnantajan etu, koska sen myötä on usein osaavampi ja sitoutuneempi työntekijä. Varsinkin nuorten tai muiden vähemmän työkokemusta kerryttäneiden osalta perehdytykseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Työnantajan tulisi myös jälkikäteen pystyä todentamaan työntekijän saaneen riittävän perehdytyksen. Tämä on tärkeää erityisesti sen vuoksi, jos myöhemmin tulisi tarve vedota esim. työntekijän alisuoriutumiseen.

Työterveyshuollon järjestäminen

Työterveyshuoltolaki velvoittaa työnantajan järjestämään ennaltaehkäisevän työterveyshuollon, vaikka yrityksessä olisi vain yksi työntekijä. Tämä velvollisuus on riippumaton työntekijän työtuntien määrästä tai työsuhteen kestosta. Ennaltaehkäisevään työterveyshuoltoon kuuluvat työhön liittyvät terveystarkastukset, työpaikkaselvitys, työkyvyn tukeminen ja sairauksien tai oireiden selvittely, joilla on yhteyttä työhön. Sen sijaan esimerkiksi sairaanhoitopalveluiden tarjoaminen on työnantajalle vapaaehtoista.

Ennaltaehkäisevän työterveyshuollon palveluntarjoaja voi olla kunnallinen palveluntuottaja tai yksityinen lääkäriasema. Kun työterveyshuoltosopimus on tehty, työterveyshuollon asiantuntija käy työpaikalla arvioimassa työpaikan mahdollisia terveysvaaroja. Arvioinnin pohjalta työnantaja ja työterveyshuolto laativat työterveyshuoltolain edellyttämän työterveyshuollon toimintasuunnitelman. Toimintasuunnitelma sisältää työterveyshuollon tavoitteet ja työpaikan tarpeet sekä sisältää toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi.

Työnantaja voi saada Kelasta korvausta ennaltaehkäisevän työterveyshuollon ja vapaaehtoisen sairaanhoidon kustannuksista.

Työturvallisuus

Työterveyshuoltolaki velvoittaa työnantajan järjestämään ennaltaehkäisevän työterveyshuollon, vaikka yrityksessä olisi vain yksi työntekijä. Tämä velvollisuus on riippumaton työntekijän työtuntien määrästä tai työsuhteen kestosta. Ennaltaehkäisevään työterveyshuoltoon kuuluvat työhön liittyvät terveystarkastukset, työpaikkaselvitys, työkyvyn tukeminen ja sairauksien tai oireiden selvittely, joilla on yhteyttä työhön. Sen sijaan esimerkiksi sairaanhoitopalveluiden tarjoaminen on työnantajalle vapaaehtoista.

Ennaltaehkäisevän työterveyshuollon palveluntarjoaja voi olla kunnallinen palveluntuottaja tai yksityinen lääkäriasema. Kun työterveyshuoltosopimus on tehty, työterveyshuollon asiantuntija käy työpaikalla arvioimassa työpaikan mahdollisia terveysvaaroja. Arvioinnin pohjalta työnantaja ja työterveyshuolto laativat työterveyshuoltolain edellyttämän työterveyshuollon toimintasuunnitelman. Toimintasuunnitelma sisältää työterveyshuollon tavoitteet ja työpaikan tarpeet sekä sisältää toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi.

Työnantaja voi saada Kelasta korvausta ennaltaehkäisevän työterveyshuollon ja vapaaehtoisen sairaanhoidon kustannuksista.
Työnantajalla on vastuu siitä, että työpaikalla voidaan tehdä työtä turvallisesti ja terveellisesti. Työturvallisuuslaki velvoittaa jokaisen työnantajan laatimaan työsuojelun toimintaohjelman. Siinä esitetään tavoitteet työpaikan työterveys- ja työturvallisuustoiminnalle sekä henkilöstön työkykyä ylläpitävälle toiminnalle. Lisäksi toimintaohjelmassa selvitetään työsuojeluvastuut ja tapa, miten työsuojelun yhteystoiminta järjestetään.

Lisätietoja työturvallisuudesta, työsuojelusta sekä työsuojelun toimintaohjelman laatimisesta ja tähän liittyvä mallilomake löytyvät esimerkiksi työturvallisuuskeskuksen kotisivuilta.

Työntekijän vakuuttaminen

Työnantajan tulee järjestää työntekijän sosiaaliturvaan liittyvät vakuutukset, jotka työnantaja voi ottaa valitsemastaan eläkevakuutusyhtiöstä. Lakisääteisiä sosiaalivakuutusmaksuja ovat:

• Työeläkevakuutusmaksu (TyEL)
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu
• Sairausvakuutusmaksu
• Työttömyysvakuutusmaksu; sekä
• Ryhmähenkivakuutusmaksu

Muista työntekijöiden tasapuolinen kohtelu ja syrjinnän kielto

Tasapuolisen kohtelun velvoite on hyvä pitää mielessä jo ensimmäistä työntekijää palkatessa. Tasapuolisen kohtelun velvoite tarkoittaa, että työntekijöitä tulee kohdella tasapuolisesti, ellei tästä poikkeaminen ole perusteltua huomioiden työntekijöiden asema ja tehtävät. Tasapuolinen kohtelu ei siis tarkoita tasapäistämistä, mutta samassa asemassa ja tilassa olevia tulee kohdella samalla tavalla.

Lainsäädännössä on erikseen säädetty syrjinnän kiellosta. Syrjintä on kielletty kaikissa työsuhteen vaiheissa, jo työpaikkailmoituksen julkaisemisesta alkaen. Syrjinnän kiellosta säädetään yhdenvertaisuuslaissa ja tasa-arvolaissa. Kyseisissä laeissa on nimenomaisesti mainittu mitä voidaan katsoa syrjinnäksi.

Selkeillä pelisäännöillä ja kommunikoinnilla pääsee pitkälle

Jo ensimmäistä työntekijää palkatessa suosittelen laatimaan työpaikalle selkeät pelisäännöt ja ohjeet ns. talon tavoista (esimerkiksi sairauspoissaolojen ilmoittamisesta). Näin vältytään mahdollisista epäselvyyksistä ja ristiriitatilanteessa työnantajalla on myös paljon helpompi osoittaa ohjeiden noudattamatta jättäminen ja työntekijän tietoisuus niistä.

Työnantajana on myös hyvä muistaa, että moni asia on ratkaistavissa ihan vain kommunikoimalla työntekijän kanssa. Työntekijän ja työnantajan väliseen vuorovaikutukseen panostamisella sekä hyvien välien edistämisellä on suurempi vaikutus kuin mitä kuvittelisi. Hyvän kommunikointiyhteyden avulla esimerkiksi moni erimielisyysasia olisi ennaltaehkäistävissä.

Toinen kullanarvoinen kommunikointiin liittyvä asia on se, että työnantajan kannattaa herkästi kysyä alan asiantuntijalta, mikäli jokin asia esimerkiksi työsuhdeasiaan koskevassa päätöksenteossa mietityttää. Huonoja kysymyksiä ei ole olemassakaan, vaan ainoastaan hyviä. Kuten viisaalla kollegallani on usein tapana sanoa: ”Tulipalon sammuttaminen on jo paljon vaikeampaa, kuin paloturvallisuuteen panostaminen.”

Lisää perustietoa työsuhteista uusille työnantajille saat Kaupan liiton sivuille kootusta infopaketista.

Tarvitsetko tukea työsuhdeasioissa? Me Kaupan liitossa neuvottelemme alan työehtosopimukset, joten tunnemme ne parhaiten ja osaamme neuvoa asiantuntevasti. Autamme jäsenyrityksiämme mm. työsuhteisiin ja palkanlaskentaan liittyvissä kysymyksissä. Lue lisää Kaupan liiton jäsenyydestä.

Kaupan liitto on kaupan alan valtakunnallinen edunvalvontajärjestö, jonka tehtävänä on edistää suomalaista kauppaa. Kehitämme kaupan yritysten toimintaedellytyksiä ja yhteistyötoimintaa sekä huolehdimme jäsentemme elinkeino- ja työnantajaeduista. Tutustu toimintaamme osoitteessa www.kauppa.fi.