Kun yritys on perustettu ja aloittanut toimintansa, on hyvä muistaa, että kaupparekisterissä olevat yrityksesi tiedot pitää ja kannattaakin pitää ajan tasalla.

Kaupparekisterilaki uudistuu – toimi nyt

Uuden kaupparekisterilain lakiehdotus on parhaillaan eduskunnan käsiteltävänä. Lakiuudistus tarjoaa rekisteriviranomaiselle järeät keinot puuttuvien tietojen saamiseksi ja vanhentuneiden tietojen ajantasaistamiseksi. Yrityksesi kaupparekisteritiedot onkin viimeistään nyt syytä päivittää.

Tosiasiallisten edunsaajien ilmoittaminen tehtävä heti

Nyt on korkea aika ilmoittaa yrityksen tosiasialliset edunsaajat kaupparekisteriin ilman pelkoa rekisteristä poistosta. Kun uusi kaupparekisterilaki tulee voimaan, edunsaajatietonsa ilmoittamatta jättänyt yritys voidaan poistaa kaupparekisteristä ilman mahdollisuutta rekisteriin palauttamiselle.

Edunsaajilla tarkoitetaan useimmiten yritysten omistajia, joilla on yli 25 prosentin omistusosuus tai yli 25 prosentin osuus yrityksen äänimäärästä.

Edunsaajatiedot piti ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) jo vuoden 2020 heinäkuun alkuun mennessä. Kuitenkin vain noin 66 prosenttia ilmoitusvelvollisista yrityksistä on tähän mennessä hoitanut velvoitteensa.

Edunsaajatietojen rekisteröinnin tavoitteena on estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista, edistää rahanpesun paljastamista ja selvittämistä sekä tehostaa rikoksen tuottaman hyödyn jäljittämistä ja takaisinsaantia. Velvollisuus koskee kaikkia EU:n jäsenmaita.

Vastuuhenkilöiden muutokset välittömästi kaupparekisteriin

Yrityksen vastuuhenkilöiden muutokset on ilmoitettava kaupparekisteriin viivytyksettä. Muistathan, että rekisteriin jääneet vanhentuneet vastuuhenkilötiedot saattavat aiheuttaa mittavia vahinkoja: entiset vastuuhenkilöt voisivat halutessaan edelleen toimia yrityksesi nimissä, sillä viranomaiset ja yksityiset palveluntarjoajat tarkistavat yrityksesi vastuuhenkilötiedot kaupparekisteriotteesta.

Etenkin monissa asunto-osakeyhtiöissä on jopa vuosikymmeniä vanhoja hallitusmerkintöjä. Nämä tapaukset hankaloittavat yhtiön toimintaa esimerkiksi pankin kanssa. Ja vaikka ikivanhat merkinnät pitäisivätkin vielä paikkansa, esimerkiksi sähköinen asiointi ei onnistu, jos hallitukseen merkityillä henkilöillä ei ole henkilötunnuksia kaupparekisterissä.

Jos huomaat, että vastuutehtäväsi päättymisen jälkeen yritys ei ole poistanut tietojasi kaupparekisterimerkinnöistään, voit itse tehdä kaupparekisteriin maksuttoman nk. oman eron ilmoituksen.

HUOM! Yrityksen osoite on aina julkinen ja siitä voi joissakin tapauksissa päätellä henkilön asuinpaikan. Tietojen julkisuus tulee osalle yllätyksenä nimenomaan asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenyyden myötä.

Osoite- ja yhteystietojen muutoksia ei kannata viivyttää

Yrityksen osoite- ja yhteystiedot ovat julkisia ja näkyvät YTJ-yrityshaussa. Mikäli tiedot ovat vanhentuneet, riskinä on yrityksen kirjeiden ja sitä kautta tietojen päätyminen vääriin käsiin.

Suosittelemme myös yrityksen sähköpostiosoitteen ilmoittamista kaupparekisteriin. Tämä toimii suojauskeinona mahdollisia huijauksia vastaan. Saat nimittäin ilmoituksen vireille tulleista muutosilmoituksista automaattisesti sähköpostiisi, jos yritykselläsi on toimiva sähköpostiosoite kaupparekisterissä.

Tilinpäätökset ilmoitettava vuosittain

Tilinpäätöksen ilmoittaminen on lakisääteistä. Useimpien yritysten täytyy ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin, ja tilinpäätös on ilmoitettava, vaikka yritys ei olisi toiminnassa.

Asunto-osakeyhtiöt, asumisoikeusyhdistykset, asunto-osuuskunnat ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt eivät ilmoita tilinpäätöstään. Myöskään toiminimiyrittäjän ei yleensä tarvitse ilmoittaa tilinpäätöstään.

Tilinpäätöstiedot voi ilmoittaa maksutta kahdeksan kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen tietojen ilmoittaminen muuttuu maksulliseksi.

Tilinpäätöksen myöhässä toimittamisesta voi seurata yrityksen vastuuhenkilöihin kohdistuva uhkasakko tai yrityksen poistaminen kaupparekisteristä.

Lisätietoja näistä ja useista muista tärkeistä ilmoituksista löydät verkkosivuiltamme osoitteesta www.prh.fi

Kirjoittanut: Lari Ahonen, lakimies Patentti- ja rekisterihallituksesta

Alkuperäisen tekstin löydät: Uusyrityskeskus/muista ilmoittaa kaupparekisteriin ainakin nämä